Kreative Tagungsräume – Raum für Innovation und Zusammenarbeit

Die Welt der Arbeit befindet sich im Wandel, und mit ihr ändern sich auch die Anforderungen an die Räume, in denen wir zusammenkommen, brainstormen und innovative Lösungen erarbeiten. Kreative Tagungsräume spielen eine zunehmend wichtige Rolle in diesem Prozess. Sie brechen mit der Tradition monotoner Konferenzzimmer und bieten stattdessen eine inspirierende Umgebung, die die Kreativität anregt und die Zusammenarbeit fördert. In diesem Artikel tauchen wir tiefer in das Konzept der kreativen Tagungsräume ein, beleuchten ihre verschiedenen Nutzungsformen und diskutieren die Vor- und Nachteile.

Was macht einen Raum zu einem kreativen Tagungsraum?

Ein kreativer Tagungsraum geht über die normale Bestuhlung und einen Beamer hinaus. Diese Räume sind so gestaltet, dass sie die Teilnehmer inspirieren, kreatives Denken anregen und eine entspannte Atmosphäre schaffen, die die Kommunikation fördert. Elemente wie flexible Möbelanordnungen, interaktive Technologien, Kunstwerke, Pflanzen oder außergewöhnliche Beleuchtungskonzepte sind typische Merkmale. Farbpsychologie wird oft eingesetzt, um die Stimmung und Produktivität zu steigern.

Kreative Tagungsräume können vielfältig eingesetzt werden, je nach den Zielen der Zusammenkunft:

1. Brainstorming-Sessions: Leichte, bewegliche Möbel und Whiteboards oder Wandschreibflächen ermutigen zu freiem Denken und spontanem Austausch.
2. Workshops und Schulungen: Räume mit modularen Einrichtungselementen, die je nach Bedarf umgestaltet werden können, fördern ein interaktives Lernerlebnis.
3. Hybride Meetings: Ausgestattet mit modernster Technik ermöglichen diese Räume eine nahtlose Integration von Teilnehmern vor Ort und online.
4. Entspannungs- und Kreativpausen: Räume, die nicht nur für formelle Meetings, sondern auch als Rückzugsorte für stille Arbeit oder Entspannung dienen, unterstützen das Wohlbefinden und die Produktivität.
5. Innovationswerkstätten: Spezielle Räume, die mit Materialien und Werkzeugen für Prototyping und Design Thinking ausgestattet sind, fördern die praktische Problemlösung.

Vorteile kreativer Tagungsräume – ihr Tagungsraum:

• Förderung der Kreativität: Die Gestaltung und Ausstattung dieser Räume können dazu beitragen, die Teilnehmer aus ihren gewohnten Denkmustern herauszuführen und neue Ideen zu generieren – Ein Erfolg für Ihre Tagung.
• Verbesserung der Zusammenarbeit: Ein ansprechendes, komfortables Umfeld erleichtert die Kommunikation und fördert den Teamgeist.
• Anpassungsfähigkeit: Flexible Räume können für eine Vielzahl von Veranstaltungsformaten umgestaltet werden und bieten somit eine hohe Nutzungsvielfalt – Perfekt für Ihr Seminar.
• Technologische Integration im Tagungsraum: Moderne Ausstattung unterstützt effektive Präsentationen und hybride Meetingformate, wodurch auch entfernte Teilnehmer besser eingebunden werden können.

Nachteile eines Tagungsraum:

• Kosten für einen Tagungsraum: Die Einrichtung und Instandhaltung kreativer Tagungsräume kann teuer sein, besonders wenn technologisch fortschrittliche Tools und vielseitige Möbel verwendet werden.
• Ablenkungsrisiko: Zu viele visuelle Reize oder eine zu ungezwungene Atmosphäre in den Räumlichkeiten könnten manche Teilnehmer ablenken und die Produktivität mindern.
• Nutzungsbeschränkungen: Nicht jede Art von Meeting ist für einen kreativen Tagungsraum geeignet; manchmal ist ein traditionellerer Ansatz effektiver.
• Technologische Herausforderungen: Technische Probleme können insbesondere bei hybriden Meetings zu Unterbrechungen führen.

Die TOP 7 Tipps für Tagungsräume:

Um einen kreativen Tagungsraum erfolgreich zu gestalten, sollten folgende Punkte beachtet werden:

1. Flexibilität ist der Schlüssel:

Optimal sind Möbel, die leicht umgestellt werden können, um verschiedene Sitzordnungen und Gruppenarbeitsformate zu unterstützen. Mobile Whiteboards, ausklappbare Tische und modulare Sitzelemente ermöglichen es, den Raum schnell an unterschiedliche Bedürfnisse anzupassen.

2. Technologie im Tagungsraum einbinden:

Der Raum sollte mit der notwendigen modernen und leistungsfähigen, aber gleichzeitig intuitiven Technik ausgestattet ist, um hybride Meetings zu unterstützen. Dazu gehören eine zuverlässige Internetverbindung, Videokonferenzsysteme, gute Beleuchtung und Mikrofone sowie die Möglichkeit, Inhalte leicht zu teilen und zu präsentieren.

3. Inspirierende Elemente integrieren:

Dekorative Elemente, die Kreativität anregen, wie Kunstwerke, Pflanzen oder ungewöhnliche Designobjekte, können die Stimmung heben und zu neuen Ideen inspirieren. Gleichzeitig sollte darauf geachtet werden, dass diese Elemente nicht zu ablenkend sind.

4. Farben und Beleuchtung im Tagungsraum nutzen:

Untersuchungen zeigen, dass Farben und Licht die Stimmung und Produktivität beeinflussen können. Helle, warme Farben können Energie und Optimismus fördern, während kühle Töne Konzentration und Ruhe unterstützen. Natürliches Licht sollte wo immer möglich genutzt werden, und verschiedene Beleuchtungsoptionen (z.B. dimmbare Lampen, farbige LED-Beleuchtung) können unterschiedliche Arbeitsphasen unterstützen.

5. Akkustik im Tagungsraum nicht vernachlässigen:

Eine gute Akustik ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer sich gut hören können, besonders in einem Raum, der für Kreativität und Kommunikation gedacht ist. Schalldämpfende Materialien und Raumteiler können dabei helfen, Störgeräusche zu minimieren.

6. Raum für Entspannung und informelle Interaktion bieten:

Kreative Prozesse profitieren oft von Pausen und informellem Austausch. Ein Bereich mit bequemen Sitzgelegenheiten oder sogar eine kleine Kaffeeecke können dazu beitragen, eine entspannte Atmosphäre zu schaffen, die den Informationsaustausch und das Netzwerken fördert. Ein Tischkicker, ein Boxsack oder ein Bereich mit Strandkörben und Liegestühlen bricht mit gewohnten Mustern und regt zur Interaktion an.

7. Feedback einholen und Tagungsraum anpassen:

Anbieter von kreativen Tagungsräumen sollten aktiv Feedback von den Nutzern sammeln und offen sein für Anregungen und Anpassungen. Die Bedürfnisse und Vorlieben von Teams können sich unterscheiden, und die beste Raumgestaltung ist die, die sich mit seinen Nutzern weiterentwickelt.

Kreative Tagungsräume können eine wertvolle Investition für Hotels und Locations, aber auch für Unternehmen und Organisationen sein, die Innovation und Teamarbeit und den Erfolg von Veranstaltungen fördern wollen. Durch die Berücksichtigung der vielfältigen Bedürfnisse der Teilnehmer und die Integration flexibler, inspirierender Elemente können diese Räume zu Zentren der Kreativität und Zusammenarbeit werden. Trotz der Herausforderungen, die ihre Einrichtung und Nutzung mit sich bringen können, bieten sie eine einzigartige Möglichkeit, die Art und Weise, wie wir zusammenarbeiten, zu verändern und zu verbessern.

Certified Conference Hotels bieten besonders pfiffige Kreativräume für Tagungen:

• Dorint Kongresshotel Potsdam: Im Dorint Kongresshotel Potsdam finden sich diverse Tagungsräume, die mit modernster Technologie ausgestattet sind. Die flexible Raumgestaltung ermöglicht unterschiedliche Sitzordnungen, von traditionellen Konferenzsetups bis hin zu kreativen Workshop-Layouts, wodurch ein dynamisches und produktives Arbeitsumfeld geschaffen wird. Insbesondere der in die Lobby integrierte Raum „Creative Space“ animiert und inspiriert zu Brainstorming und konzeptionellen Gedankenspielen.
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• Landgut Stober: Das Landgut Stober bietet ein besonderes Ambiente für Tagungen und Seminare. In den historischen Gebäuden, kombiniert mit ökologisch nachhaltiger Ausstattung, entsteht eine einzigartige Atmosphäre, die zum kreativen Denken anregt. Die naturnahe Lage fördert zudem Outdoor-Aktivitäten und Teambuilding-Veranstaltungen, die die Kreativität außerhalb des Tagungsraums weiter anregen können. Direkt am See gelegen ist das Landgut Stober geradezu ein magischer Ort, an dem Neues entstehen kann!
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• Hotel am Badersee: Das Hotel am Badersee liegt inmitten der beeindruckenden Landschaft der bayerischen Alpen und bietet Tagungsteilnehmern nicht nur atemberaubende Ausblicke, sondern auch einzigartige kreative Tagungsräume. Diese Räume sind so gestaltet, dass sie die natürliche Umgebung einbeziehen, was zu einer entspannten und gleichzeitig stimulierenden Umgebung führt, in der innovative Ideen gedeihen können.
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• Schloss Hohenkammer: Schloss Hohenkammer verbindet historisches Ambiente mit modernster Tagungstechnologie. Es gibt individuelle Eck- und Turmzimmer mit diversen Assessoires, ein mit Birkenstämmen ausgestattetes Dachgeschoss oder eine separat gelegene Werkstatt für Neues. Die umliegende Parkanlage ist ideal für kreative Pausen und Outdoor-Aktivitäten.
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• Best Western Plus Kongress- und Tagungszentrum Palatin: Dieses Tagungszentrum zeichnet sich durch eine Vielzahl von Tagungsräumen aus, die speziell für kreative Workshops und innovative Meetings konzipiert sind. Mit wandelbaren Möbeln und modernen Präsentationstechnologien ermöglichen diese Räume eine flexible Nutzung und fördern die Interaktion und Kreativität der Teilnehmer. Eine in die höhenverstellbare Tischplatte integrierte Grünpflanze oder zu Sitzen umgerüstete Ölfässer? Lassen Sie sich überraschen!
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• Anders Hotel Walsrode: Im Anders Hotel Walsrode stehen kreative Tagungskonzepte im Mittelpunkt. Die Räume sind farbenfroh gestaltet und mit unkonventionellen Möbeln ausgestattet, was eine lockere und inspirierende Umgebung schafft. Das Hotel bietet zudem spezielle Kreativ-Workshops und innovative Teambuilding-Maßnahmen an, die die Tagungen ergänzen und bereichern. Ein besonderer Clou sind die thematischen Kaffeepausen – besonders bei mehrtägigen Veranstaltungen beliebt: Die passende Deko wird mit sorgfältig ausgewählten Speisen und Getränken kombiniert. So wird jede Pause anders… der Name ist Programm!
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• east Hotel Hamburg: Das east Hotel in Hamburg zeichnet sich durch sein modernes und stylisches Design aus, das sich auch in den Tagungsräumen widerspiegelt. Die Räume bieten eine kreative und inspirierende Umgebung, die durch Kunstobjekte und ein innovatives Lichtkonzept unterstrichen wird. Die flexible Raumgestaltung ermöglicht es, individuelle und kreative Meetingformate zu realisieren. Die öffentlichen Bereiche sind ein architektonisches Highlight, besonders das offene Restaurant mit sehr hohen Decken bietet die Kulisse für außergewöhnliche Events.
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Was sollte man bei der Planung von Tagungen bei Tagungsräumen beachten?

Die Planung und Organisation von Konferenzen, Seminaren oder Veranstaltungen stellt eine große Herausforderung dar. Einer der wichtigsten Aspekte dabei ist die Auswahl des richtigen Veranstaltungsortes, wobei insbesondere die Qualität und Ausstattung der Tagungsräume von zentraler Bedeutung sind.

Ein idealer Konferenzraum oder Seminarräume müssen nicht nur räumlich den Anforderungen entsprechen, sondern auch technisch auf dem neuesten Stand sein, um eine erfolgreiche Veranstaltung zu gewährleisten.

Bei der Auswahl eines Veranstaltungsortes für Konferenzen oder Seminare sollte darauf geachtet werden, dass die Location über verschiedene Arten von Tagungsräumen verfügt. Diese sollten flexibel für unterschiedliche Gruppengrößen und Veranstaltungstypen einsetzbar sein. Moderne Seminarräume sind in der Regel mit hochwertiger Präsentationstechnik, wie Beamer, Leinwand, Flipcharts und eventuell auch Video- und Audiotechnik ausgestattet. Diese technische Ausstattung ist entscheidend für die Durchführung von interaktiven Präsentationen und Workshops.

Darüber hinaus spielen das Ambiente und die Atmosphäre des Veranstaltungsortes eine nicht zu unterschätzende Rolle. Eine ansprechende und inspirierende Umgebung kann die Kreativität und Produktivität der Teilnehmer deutlich fördern. Daher sollten bei der Auswahl des Ortes auch Aspekte wie Tageslicht, Belüftung, Bestuhlung und die Möglichkeit zur Einrichtung von Pausenzonen berücksichtigt werden.

Nicht zuletzt ist die Lage des Veranstaltungsortes ein entscheidender Faktor. Die Location sollte idealerweise gut erreichbar sein, sowohl mit öffentlichen Verkehrsmitteln als auch mit dem Auto. Ausreichende Parkmöglichkeiten sowie Nähe zu Hotels sind zusätzliche Pluspunkte, die bei Teilnehmern von außerhalb hoch geschätzt werden.

Wie groß sollte ein Besprechungsraum/Tagungsraum sein?

Die optimale Größe eines Besprechungsraums hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Anzahl der Teilnehmer, der Zweck der Besprechung und die erforderliche Ausstattung. Generell gilt:

1. Kleine Besprechungsräume: Für Meetings mit bis zu 4 Personen sind Räume mit einer Größe von etwa 10 bis 15 Quadratmetern oft ausreichend. Diese sind in der Regel für Einzelgespräche oder kleine Gruppenarbeiten geeignet.
2. Mittlere Besprechungsräume: Für Gruppen von 5 bis 8 Personen sollte der Raum etwa 15 bis 25 Quadratmeter groß sein. Diese Größe ermöglicht eine komfortable Sitzordnung um einen Tisch und bietet genug Platz für Präsentationsausrüstung und Bewegungsfreiheit.
3. Große Besprechungsräume: Für größere Gruppen von 9 bis 14 Personen sind Räume von ca. 25 bis 40 Quadratmetern zu empfehlen. Diese ermöglichen eine flexible Raumnutzung, einschließlich verschiedener Sitzanordnungen und Platz für zusätzliche Ausstattung wie Flipcharts oder einen Beamer.
4. Konferenzräume für Ihre Tagung: Für noch größere Gruppen oder Konferenzen können Räume von 40 Quadratmetern aufwärts notwendig sein. In solchen Fällen ist es besonders wichtig, dass der Raum modulare Sitzarrangements unterstützt und genug Raum für die erforderliche Technik und eventuelle Breakout-Sessions bei Ihrer Tagung bietet.

Neben der Größe des Raumes ist es wichtig, dass jeder Besprechungsraum gut beleuchtet, belüftet und akustisch angemessen ist, um eine produktive Atmosphäre zu gewährleisten. Außerdem sollte die Anordnung der Möbel und die technische Ausstattung den Bedürfnissen der Nutzer entsprechen. Eine gute Faustregel ist, pro Teilnehmer mindestens 1,2 bis 1,5 Quadratmeter Raum zu planen, um Komfort und Bewegungsfreiheit zu gewährleisten.

Fazit für eine erfolgreiche Tagung in einem kreativen Tagungsraum

In all diesen Beispielen sehen wir, wie durchdachte Raumgestaltung und Einbeziehung von kreativen Elementen die Produktivität und das Engagement der Teilnehmer in einem Tagungsraum steigern können. Diese Hotels bieten nicht nur einen Tagungsraum, sondern schaffen Erlebnisse, die die Teilnehmer inspirieren und zu außergewöhnlichen Ergebnissen führen. Sie verlassen die Veranstaltung mit bleibenden Eindrücken und starken Bildern – so bleibt das Event und seine Inhalte in bleibender Erinnerung!