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Früher waren die Sterne das Maß aller Dinge bei der Auswahl eines Hotels.

Für Tagungshotels hat dieses Auswahlkriterium in unserer Zeit nahezu ausgedient. Ein gutes Tagungshotel muss zur Zielgruppe passen. Tagungsveranstalter und Tagungsteilnehmer haben ganz spezielle Anforderungen an die Häuser. Die Teilnehmer müssen sich unbedingt wohlfühlen. Nur so lässt sich für den Veranstalter der gewünschte Erfolg erzielen. Untersuchungen ergaben, dass sich Teilnehmer mit niedrigem bis mittlerem Einkommen in hochklassigen Luxushotels oftmals unsicher und damit auch unwohl fühlen. Auch die Aufmachung und Einrichtung eines Tagungshotels muss berücksichtigt werden. „Hippe“ Tagungsteilnehmer kommen lieber in ein „gestyltes“ Hotel als in eine Lobby mit Ohrensessel. Übergeordnet steht jedoch der Wunsch, ein Tagungshotel zu finden, welches moderne Ein- und Vorrichtungen aufweisen kann und somit einen reibungslosen Tagungs- oder Seminarablauf gewährt.

Lage, Lage, Lage – Die Anreise der Tagungsteilnehmer schluckt einen nicht unerheblichen Teil des Budgets. Hier macht es durchaus Sinn, ein Hotel aus der Region zu wählen, aus der die Mehrheit der Tagungsteilnehmer kommt. Für 1-Tagesveranstaltungen sollte die Anreise so einfach wie möglich sein. Hier bieten sich Locations mit guter Verkehrsanbindung zu Autobahn, Flughafen und Bahn an.

 

Auf die Ausstattung kommt es an!

Auch wenn einige Teilnehmer der Meinung sind, dass die Freizeiteinrichtungen wichtiger sind als ein geeigneter Tagungsraum, ist eine zeitgemäße Ausstattung entscheidend. Wichtig sind hier die Punkte wie das Tageslicht in den Tagungsräumen und eine ausreichende Deckenhöhe, um ggf. Beamer-Präsentationen für alle gut sichtbar zu machen. Schalldichte Räume schonen die Nerven aller Gäste im Haus, fördern aber vor allem die Konzentrationsfähigkeit im Tagungsraum. Entsprechendes gilt auch für die Zimmerausstattung. Der Arbeitsplatz muss eine ausreichend große und beleuchtete Arbeitsfläche bieten, eine gute Mobilfunkerreichbarkeit und permanenten und am besten kostenlosen Internetzugang - idealerweise im gesamten Haus. Das Thema Matratzenhygiene wurde in den kürzlich überarbeitenden Kriterien zum Schwerpunkt gemacht. Wer den ganzen Tag berät, plant und hart arbeitet, soll doch wenigstens gut schlafen?!

Nicht nur Luxus, sondern eher Basis-Anforderung sollte ein fester Ansprechpartner im Haus sein, der die Veranstaltung von Beginn bis zum Ende begleitet und auch über die Angebots- und Abrechnungsmodalitäten informiert ist. Auch sollte flexibel und schnell auf Anforderungen des Veranstalters oder Referenten reagiert werden können, das zeichnet ein Tagungshotel besonders aus.

 

Wo finde ich Tagungshotels, die diese Anforderungen erfüllen?

Das ist in der Tat nicht ganz einfach. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, prüfen Sie ob das Hotel das Qualitätssiegel "Certfied Conference Hotel" trägt. Dies gilt auch für telefonische Anfragen. Alle zertifizierten Tagungshotels finden Sie auf certified.de. Diese ausgezeichneten Tagungshotels garantieren, dass Ausstattung, Betreuung und Technik allen wichtigen Anforderungen entsprechen. In einem aufwendigen Zertifizierungsverfahren müssen diese Häuser insgesamt 100 Kriterien erfüllen. Die Prüfung der Häuser wird von unabhängigen Experten vorgenommen. Die Prüfer sind selbst alle Praktiker und kennen auch die „versteckten“ Ecken bei einer solchen Prüfung. Auch wenn dieses Siegel bei der Preisgestaltung außen vor ist, sollte der Leistungsumfang einer Tagungspauschale geprüft und verglichen werden. Mögliche Kostenfallen sind nicht enthaltene Getränke und Snacks.
Bei einem von Certified geprüften Hotel kann dies nicht passieren.

 

Certified sieht sich als Kundenzertifikat. Die Kriterien basieren auf Wünschen und Anforderungen von Geschäftsreisenden und Tagungsteilnehmern. Als Prüfer werden Travel- und Event Manager von namhaften Firmen wie DHL, Telekom, Merck, Beiersdorf und Siemens eingesetzt. Die Prüfer entscheiden anhand eines umfangreichen Kriterienkatalogs autark und noch vor Ort, ob ein Hotel die Anforderungen erfolgreich besteht. Träger der Zertifizierung sind der Geschäftsreiseverband VDR, die Deutsche Gesellschaft für Verbandsmanagement DGVM, das German Convention Bureau GCB und die Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren.


 

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