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Bei einer Veranstaltung greifen ungefähr 200 Regelwerke: Vom Arbeitszeitgesetz über die DSGVO bis zur Versammlungsstättenverordnung.

Nehmen wir als Beispiel eine Tagung: Der Tagungsveranstalter mietet Räumlichkeiten in einem Hotelkomplex. An diesem Beispiel sollen ein paar typische Rechtsfragen angesprochen werden.

 


1.) Versammlungsstätte

Soweit die Räumlichkeiten im Hotel in den Anwendungsbereich der Versammlungsstättenverordnung fallen, schreibt diese bestimmte Pflichten vor – und zwar für den Betreiber. Betreiber des Hotels ist nicht das Hotel, sondern die jeweils hierarchisch höchst gestellte Person wie z.B. der Hoteldirektor oder der Geschäftsführung. Er ist persönlich verantwortlich für die Einhaltung der Bau- und Betriebsvorschriften.

Findet die Tagung statt, greift als eine der wichtigsten Pflichten die Anwesenheitspflicht des Betreibers (§ 38 Abs. 2 MVStättVO). Entweder muss er persönlich anwesend sein, oder einen sog. Veranstaltungsleiter beauftragen: Das kann ein Mitarbeiter des Hotels sein.

Über die konkreten Aufgaben und Pflichten des Betreibers bzw. des Veranstaltungsleiters gibt es in der Branche viel Unsicherheit. Daher hier ein paar kurze Merksätze:

  • Der Betreiber bzw. sein Veranstaltungsleiter muss nicht in der Veranstaltung selbst anwesend sein, sondern „nur“ in der Versammlungsstätte. Demgemäß kann er mehrere Veranstaltungen „betreuen“, die zeitgleich in der Versammlungsstätte stattfinden.
  • Der Veranstaltungsleiter ist begrifflich verwirrend: Er leitet nicht die Veranstaltung, sondern er leitet den Betrieb der Versammlungsstätte.
  • Es kann immer nur einen Veranstaltungsleiter pro Versammlungsstätte (Hotel) geben. Es wäre also falsch und kontraproduktiv, bspw. im Mietvertrag die Veranstaltungsleitung auf den Mieter übertragen zu wollen – jedenfalls dann, wenn zeitgleich mehrere Veranstaltungen stattfinden und damit es auch mehrere Veranstaltungsleiter geben würde.
  • Als Mieter zumindest einer etwas größeren Veranstaltung in einem Hotel sollte man sich vergewissern, ob/dass ein Veranstaltungsleiter tatsächlich anwesend ist. Denn immerhin verfügt er (bzw. er sollte!) über das Wissen über die sicherheitstechnischen Einrichtungen und etwaige Räumungskonzepte. 

 

Der  Mieter darf sich nicht „zurücklehnen“, nur weil er die Location gemietet hat. Ihn treffen immer noch die Verkehrssicherungspflichten seiner Veranstaltung.

Im Mietvertrag sollte der Vermieter auch nicht „blind“ die Verkehrssicherungspflichten übertragen: Sie müssen nämlich konkret benannt werden, außerdem muss der Vermieter deren Einhaltung auch überwachen.

 


2.) Öffentliche oder private Veranstaltung?

Die Tagung aus meinem Beispiel ist privat, wenn

  • der Personenkreis abgrenzbar ist sowie
  • eine innere Verbundenheit zwischen den Teilnehmern oder von den Teilnehmern zum Veranstalter besteht.

Der Personenkreis ist bspw. dann nicht mehr abgrenzbar, wenn sich die Einladung an Jedermann richtet, d.h. jeder könnte teilnehmen, wenn er wollte.

Bei der Frage nach der inneren Verbundenheit kommt es nicht darauf an, dass sich die Teilnehmer untereinander oder zum Veranstalter kennen oder bspw. über einen Arbeitsvertrag miteinander verbunden sind. Die Verbundenheit muss sich vielmehr auf der sozialen Ebene abspielen.

Sobald sich also die Einladung zur Tagung an einen nicht abgrenzbaren Personenkreis richtet, ist sie öffentlich. Sobald aus verschiedenen Unternehmen aus verschiedenen Städten jeweils sich fremde Personen teilnehmen, ebenso.

Selbst wenn nur Mitarbeiter des Veranstalters teilnehmen, kann die Veranstaltung öffentlich sein: Nämlich dann, wenn die innere Verbundenheit fehlt.

Auch die Bezeichnung bzw. Beschilderung als „geschlossene Veranstaltung“ ändert nichts an der Bewertung: „Geschlossen“ soll ja nur heißen, dass nicht jeder Hotelgast in die Tagungsräume hineinlaufen darf. Aber die „geschlossene Veranstaltung“ kann genauso öffentlich sein, wenn sie die oben genannten Kriterien nicht erfüllt.

 


3.) Urheberrecht

Ein alltäglicher Vorgang: Auf einer Tagung hält ein Referent einen Vortrag. Wie üblich verwendet der Referent Präsentationsfolien. Damit die Zuhörer nicht nur Texte lesen müssen, fügt der Referent auch Fotos, Skizzen, Videosequenzen usw. in seine Folien ein.

Ich habe es selbst bei meinen Vorträgen selten erlebt, dass Referenten, die bspw. Fotos eingefügt haben, eine ordnungsgemäße Urheberkennzeichnung vorgenommen hatten.

Der Urheber hat das Recht auf Anerkennung seiner Urheberschaft am Werk. Er kann bestimmen, ob das Werk mit einer Urheberbezeichnung zu versehen und welche Bezeichnung zu verwenden ist (§ 13 UrhG).

Der Hintergrund ist einfach: Urheber verdienen ihr Geld nicht mit körperlichen Sachen oder Leistungen, sondern mit ihrer Kreativität. Ein Foto, das der Referent bspw. im Internet findet, ist eine digitale Vervielfältigung der Kreativität des Urhebers: Bei Rechtsverletzungen zu Lasten von Urhebern verteidigen sich die Verletzer oftmals damit, sie hätten dem Urheber ja nichts weggenommen. Doch: Der Urheber kann kein Geld mit seinem Werk verdienen, wenn niemand weiß, dass es von ihm kommt. Wenn aber neben dem Foto sein Name steht, kann derjenige, dem das Foto gefällt, sich an den Urheber wenden und eine weitere Lizenz kaufen. Unterlässt der Referent aber die Urheberkennzeichnung, kann der Urheber auch kein Geld mit seinem Werk verdienen. Insoweit wird also sehr wohl etwas “weggenommen”.

Gefährlich kann es für den Veranstalter werden, der nach dem Vortrag die Folien des Referenten auf seine Webseite hochlädt. Denn wenn nun in den Folien ein Foto enthalten ist, das Rechte des Urhebers verletzt, dann gibt es zwei mögliche Rechtsverletzer:

  • Einmal der Referent, der ggf. schon kein Recht hatte, das Foto in seinen Vortrag einzufügen;
  • dann der Veranstalter, der die Folien mit der Rechtsverletzung auf seine Webseite hochgeladen hat und damit auch eine Rechtsverletzung begeht. Er kann sich vor allem nicht darauf berufen, er hätte dem Referenten vertrauen dürfen: Es gibt keinen gutgläubigen Erwerb von Rechten.

Es gibt nur wenige Konstellationen, in denen der Upload der Tagungsfolien bzw. die Veröffentlichung von Fotos, auf denen die Folien zu sehen sind keine Rechtsverletzung wäre:

  • Die Veranstaltung, auf der das Foto gezeigt wird, ist privat (siehe oben).
  • Der Referent hat das Foto rechtmäßig vom Urheber oder vom Rechteinhaber (z.B. einer Bildagentur) erworben. Aber Achtung: Der Referent muss die richtigen Rechte erworben haben, und er muss diese Rechte an den Veranstalter auch weitergeben dürfen.
  • Denkbar ist, dass das Foto lediglich ein sog. Beiwerk in dem Vortrag ist. Dann aber muss das Foto quasi austauschbar, belanglos und für den Vortrag bzw. einzelne Folien selbst eigentlich irrelevant sein.
  • Realistischer ist, dass der Referent ein fremdes Foto in seinem Vortrag “zitiert”, er sich also auf das Zitatrecht stützt und damit keine Zustimmung für die Verwertung braucht.

Dafür aber müsste sich der Referent mit dem Foto inhaltlich auseinandersetzen. Dient das Foto also eher nur der Aufhübschung oder der Illustration, kann er sich nicht auf das Zitatrecht berufen. Geht er aber auf die Inhalte des Fotos ein und dient das Foto damit der Erläuterung seines Vortrages, dann ist ein Zitatrecht denkbar.

Stellt dann aber wiederum der Veranstalter die Folien online, fehlt typischerweise die verbale Auseinandersetzung des Referenten mit dem Foto innerhalb des Vortrages. Dann darf sich aber der Veranstalter nicht auf das Zitatrecht berufen. Das wäre nur denkbar, wenn der Veranstalter bspw. ein Video online stellt, auf dem der Referent mit seiner Auseinandersetzung zum Foto auch zu hören ist, oder wenn die Auseinandersetzung in den Folien verschriftlicht ist.

 


4.) Fotos

Der Veranstalter braucht ggf. Fotos der Location, die er zu Werbezwecken für seine Veranstaltung verwenden kann. Wenn das Hotel eigene Fotos an den Veranstalter übergibt, muss sichergestellt ein, dass das Hotel auch dazu berechtigt ist – es also die notwendigen Rechte, die der Veranstalter haben möchte, auch vom Fotografen (dem Urheber) eingeholt hat.

Wenn der Veranstalter innerhalb des Hotels Fotos machen möchte, benötigt er grundsätzlich die Zustimmung des Hotels.

Wenn von den Tagungsteilnehmern Fotos gemacht werden sollen, die im weitesten Sinne zu werblichen Zwecken verwendet werden sollen, kommt der Datenschutz ins Spiel: Derjenige, der die Fotos macht und derjenige, der sie verwerten will, muss u.a. im Voraus die Zwecke festlegen, die Löschfristen, die Rechtsgrundlagen usw. Und er muss die Betroffenen mithilfe der Datenschutzhinweise informieren (dabei die Mitarbeiter auch der Dienstleister nicht vergessen).

Schwierig ist nicht, einen notwendigen Zweck zu finden: Beim Zweck darf man kreativ sein. Die Kreativität wird aber durch die Rechtsgrundlagen beschränkt. Bei Fotos kommt bspw. die Einwilligung in Betracht. Dazu muss man aber wissen, dass die Anforderungen an die Einwilligung hoch sind. Zudem reicht ein Hinweis „Hier werden Fotos gemacht“, an dem die Teilnehmer vorbeigehen, nicht aus: Denn der Teilnehmer muss eine aktive Bestätigungshandlung vornehmen (z.B. einen Haken in der Checkbox setzen).

Als Rechtsgrundlage in Betracht kommt auch das sog. Berechtigte Interesse: Hier muss eine Abwägung vorgenommen werden, welches Interesse überwiegt: Das des Veranstalters an der Verarbeitung oder das das Interesse des Teilnehmers an der Nichtverarbeitung. Hierzu kann sich der Datenverarbeiter auf die althergebrachten Kriterien stützen, die man schon vor der DSGVO kannte: Die Person könnte Beiwerk auf dem Foto sein (also ohne Bedeutung für das Foto sein), oder Teil einer Menschenmenge. Oder die Veranstaltung ist ein Ereignis der Zeitgeschichte – bspw. weil es die Jahrestagung eines großen Verbandes ist. In diesen Fällen hat man ein gutes Argument, dass das eigene Interesse das Interesse des Teilnehmers überwiegt.

 


5.) GEMA

Ist die Tagung öffentlich, und wird bspw. Musik verwertet, dann muss auch eine GEMA-Lizenz beschafft werden – und zwar vom Mieter. Letztlich muss der Verwerter die GEMA-Gebühren bezahlen. Und der Verwerter ist regelmäßig der Veranstalter. Der Vermieter (das Hotel) muss die GEMA-Gebühren nicht bezahlen, solange er nicht auch Mit-Veranstalter ist (siehe dazu unter dem Punkt „Veranstalter“). Es hilft aber auch nicht, wenn das Hotel bereits für seine eigene Musikverwertung einen Lizenzvertrag hat: Solange das Hotel nicht Veranstalter ist, muss der jeweilige Mieter/Veranstalter jeweils selbst eine GEMA-Lizenz beschaffen.

 


6.) Künstlersozialkasse

Soweit der Veranstalter für die Tagung selbständige Künstler oder Publizisten beauftragt, kann er KSK-abgabepflichtig sein – jedenfalls dann, wenn die Tagung öffentlich ist (siehe oben). Was oft übersehen wird: Auch das Honorar für Moderatoren oder Referenten kann eine Abgabepflicht auslösen.

Kurz gesagt können sie als Publizisten gelten, wenn ihre Mitwirkung eigenschöpferisch im Kommunikationsprozess an einer öffentlichen Aussage erfolgt. Relevant ist dabei nicht die Aussage der Person selbst, sondern (auch) der Veranstaltung, wenn diese Außenwirkung hat. Dies kann bspw. eine Tagung betreffen, die konzeptionell darauf ausgerichtet ist, auch Möglichkeiten zum Kennenlernen, Austausch und Netzwerken zu bieten. Wenn dann noch der Moderator oder Referent einigermaßen frei sprechen durfte (er also wenige Vorgaben erhalten hat), dann kann auch von einem eigenschöpferischen Tätigwerden ausgegangen werden.

 


7.) Arbeitszeit

Viele Tagungen finden an einem Sonntag statt, bzw. es wird auf- oder abgebaut. Allerdings ist der Sonntag (genauso wie ein Feiertag) grundsätzlich „tabu“.

Das Gesetz erlaubt das Arbeiten an einem Sonntag im Zusammenhang mit Veranstaltungen grundsätzlich bei solchen Veranstaltungen, der dem Vergnügen der Öffentlichkeit offen stehen: z.B. Theater, Kirmes, Konzerte. Eine weitere Ausnahme bilden die gewerberechtlich festgesetzten Messen, Ausstellungen, Märkte oder Volksfeste.

Eine Tagung aber würde nicht darunter fallen. Der Arbeitgeber müsste sich also um eine Ausnahmegenehmigung der Arbeitsschutzbehörde bemühen.

 


8.) Datenschutz

Bleiben wir im Beispiel der Tagung: Auch bei ihr gibt es aus Sicht der Veranstalters eine Vielzahl von Datenverarbeitungsvorgängen, z.B. im Kontakt mit dem Hotel/Vermieter, mit den Dienstleistern und den Teilnehmern – oder wenn Foto der Besucher gemacht werden sollen.

Die Beteiligten müssen sich frühzeitig überlegen, welche Daten sie zu welchem Zweck verarbeiten wollen. Gibt es Auftragsverarbeiter? Gibt es gemeinsame Verantwortlichkeiten?

 


Über den Autor Thomas Waetke

Er ist Rechtsanwalt seit 2003, ist Sozius seiner Kanzlei Schutt & Waetke, Fachanwalt für Urheber- und Medienrecht,Fachbuchautor, Dozent, Justitiar bei VDVO und Herausgeber & Autor des Themenportals www.eventfaq.de

Thomas Waetke hält regelmäßig Seminare zum Thema Veranstaltungsrecht.

 


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